コロナ禍以来、オンラインミーティングが一般的になって、日程調整のやりとりと、その後に続くオンラインミーティングのURL送信をすることが多くなりました。
「直近の候補日時を送ります」とメールが送られてきて、都合の良い日時を選んで「ここでどうですか？」と返信して、「では、そこで。ZoomのURL送ります」というやりとりが多いですよね。オンラインミーティングの参加者が増えてくると、「調整さんを送ります。お願いします」とメッセージが来て、みんなで都合の良い時間を合わせて決めます。最後に「ZoomのURLを送りますねー」とメッセージが来て、オンラインミーティングの準備が完了します。
そうしたやりとりで行うオンラインミーティングの日程調整には慣れているのですが、こないだ、ある団体様とオンラインミーティングの日程のスケジューリングをしていたら、先方から送られてきた候補日時に僕の都合の良い日時をクリックして返信したら、そのまま自動的にMeetのURLが送られてきて、僕が使っているGoogleカレンダーに自動的に予定が入力されました。
ここまで一気に自動化されているのを受け取ったことがなかったのでびっくりしました。オンラインミーティングのURLをわざわざ送る1工程が減るのがいいなと思って、「すごい便利！どこのサービスですか？」と質問したら、「TimeRexってやつです。これを使い始めて、日程調整の業務がめちゃ楽になりました」と担当の方から返信をいただきました。
さっそくTimeRexのサイトを見てみると、日程調整でお世話になっている調整さんがプロデュースしているそうです。
連携できるオンラインミーティングのツールとしては、Zoom、Google Meet、Teamsがあるようです。個人的には、「日程調整と同時にWeb会議のURLを自動発行」というところがいちばん便利だなと感じています。
無料でできるフリープランだと、複数人数での日程調整に制限があるなどはありますが、それでも空いている時間を自動で探してWeb会議の候補日時をだして、URLを自動発行してくれるのは便利だなと思います。
学校で外部の人や保護者の方と日程調整をするときなどは便利に使えるかもしれないと思いました。いろんな人と1対1のオンラインミーティングをたくさん設定する必要がある人にとっては、とても便利だと思います。
気になる方は、ぜひサイトを見てみてください。
（為田）
